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Les données à préparer pour un audit absentéisme

Mis à jour le 1er octobre 2026 · Sources vérifiées le 1er octobre 2026

Préparer les données d’un audit revient à constituer un dossier de quatre pièces : dictionnaire des absences, temps théorique, historique des changements et description de l’organisation. Des agrégats cohérents valent mieux qu’un export volumineux dont les règles de calcul restent inconnues.

Les quatre pièces du dossier

Dictionnaire des absences : code, libellé, sens, absence retenue ou non, unité, source.
Temps théorique : heures par période, par site et par catégorie de métier, avec temps partiels, entrées, sorties et changements d’horaire.
Historique des changements : logiciel de paie, codes d’absence, règles de saisie, périmètre, chacun avec sa date.
Description de l’organisation : métiers, horaires, mode de remplacement, périodes d’activité inhabituelles, ouvertures de sites.

Chaque pièce a un propriétaire interne et une date d’extraction. Si un arrêt chevauche deux mois, le dictionnaire indique la règle de ventilation, identique pour toutes les comparaisons (méthode dans le calcul du taux).

Colonnes type d’un export agrégé

Une ligne par période, par site et par catégorie de métier, sans nom, sans matricule et sans date précise d’arrêt. Colonnes :

période (mois) ;
site ;
catégorie de métier ;
heures théoriques ;
heures d’absence retenues, par catégorie d’absence regroupée ;
nombre d’épisodes ;
nombre d’épisodes longs, selon le seuil que vous avez fixé ;
heures de remplacement : intérim, renfort, heures supplémentaires ;
indicateur de complétude : donnée complète ou manquante.

Les motifs médicaux n’ont pas leur place dans ce fichier.

Un fichier d’exemple, avec seulement les en-têtes de colonnes, peut être envoyé au cabinet avant tout transfert pour valider la structure et éviter un second envoi.

Contrôles de qualité avant envoi

total des heures rapproché de la paie, période par période ;
recherche des doublons et des valeurs négatives ;
mois ou sites manquants ;
heures d’absence supérieures aux heures théoriques ;
codes d’absence absents du dictionnaire ;
date d’extraction et filtres notés dans le dossier.

Une donnée inconnue reste vide et marquée manquante : la remplacer par zéro fausse le taux. Les corrections se font dans un fichier distinct de la source, avec un motif et un validateur par ligne.

Un écart entre l’export et la paie se traite avant l’envoi : le cabinet ne peut pas deviner lequel des deux fichiers fait foi.

Petits effectifs

Dans un groupe réduit, retirer le nom ne suffit pas : un métier unique, une durée rare ou une date précise permettent de reconnaître la personne. Selon la CNIL, la pseudonymisation reste réversible et les données restent personnelles ; l’anonymisation rend l’identification impossible en pratique. Règles à inscrire dans le protocole :

un effectif minimum par cellule, fixé avec le délégué à la protection des données s’il existe ;
le regroupement des métiers ou des périodes sous ce seuil ;
des mois à la place des dates ;
pas de croisement site, métier et mois lorsque la cellule devient trop petite.

Le cabinet doit aussi dire comment il présente ses résultats lorsqu’une cellule passe sous le seuil : fusion avec une autre catégorie, masquage ou renvoi à une lecture qualitative.

Protocole de partage

La CNIL rappelle le principe de minimisation : collecter uniquement les données strictement nécessaires à l’objectif. Seules les personnes chargées de la gestion du personnel consultent les informations des salariés, et les actions sur les données sont enregistrées. Un tableau à quatre colonnes suffit pour suivre les transmissions :

fichier ;
contenu ;
personne habilitée ;
date de suppression prévue.

Chaque export transmis au cabinet y figure. Les instances représentatives du personnel et les salariés sont informés du traitement, qui figure au registre des activités de traitement. Les exigences de confidentialité sont reprises dans le cahier des charges ; le cadre général se trouve dans la page protection des données.

Questions fréquentes

Faut-il exporter les motifs médicaux ?

Non. L’employeur et les RH n’ont pas le droit de détenir d’informations médicales sur le personnel, sauf accident du travail ou maladie professionnelle dont l’employeur serait responsable. Un audit d’organisation travaille sur des heures et des catégories, pas sur des diagnostics.

Que faire si des mois manquent ?

Les signaler comme manquants avec leur cause, sans les remplacer par une moyenne ni par zéro. Le cabinet pourra limiter la comparaison à la série documentée ou proposer une remise en qualité chiffrée à part.

Un identifiant remplacé suffit-il à anonymiser ?

Non. Remplacer le nom par un numéro est une pseudonymisation : l’identité peut souvent être retrouvée par recoupement, et l’opération est réversible. Les données restent personnelles, d’où le regroupement des petites cellules.