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Modèle de cahier des charges d’un audit absentéisme
Mis à jour le · Sources vérifiées le 1er octobre 2026
Un cahier des charges d’audit absentéisme permet de recevoir des propositions comparables. Le modèle ci-dessous suit sept rubriques : objet, périmètre, données, méthode, livrables, réception, conditions. Chacune propose une phrase à reprendre et la liste de ce qu’elle doit contenir.
Objet : la décision à éclairer
Une phrase suffit, à condition de nommer la décision attendue. Phrase modèle : « Nous souhaitons fiabiliser nos indicateurs d’absence et comprendre les difficultés de remplacement dans les établissements retenus, afin de décider d’un plan d’action. »
Les constats de départ suivent, sans en désigner la cause : un taux en hausse, des plannings modifiés au dernier moment, des définitions différentes entre sites.
Le cahier des charges demande aussi aux candidats de dire ce qu’ils peuvent traiter dans cette mission et ce qui relèverait d’une autre intervention, par exemple l’accompagnement de la mise en œuvre des actions.
Périmètre : sites, métiers, période
- les établissements et les métiers concernés ;
- la période et l’historique disponible ;
- les changements survenus : ouverture de site, changement de logiciel de paie, fusion ;
- la définition de l’absence retenue ; si elle reste à établir, prévoir un livrable de cadrage avant toute comparaison.
Phrase modèle : « Le périmètre couvre les établissements listés en annexe, sur la période indiquée. Le cabinet précise s’il analyse tous les sites ou un échantillon, justifie son choix et énonce les réserves qui en découlent pour les sites non retenus. »
Données : le minimum nécessaire
Phrase modèle : « Les données sont transmises sous forme agrégée, par période, par site et par catégorie de métier. Aucun fichier nominatif ni motif médical n’est demandé. Le cabinet décrit les contrôles de qualité prévus et le protocole de transfert. »
Le cahier des charges joint l’inventaire des fichiers disponibles, sans les transmettre : nom du fichier, période couverte, fréquence de mise à jour, qualité connue. Le contenu des exports se prépare selon la liste des données à préparer.
Méthode : calculs et terrain
Phrase modèle : « Le candidat décrit ses formules de calcul, la sélection des sites et des participants, ses supports d’entretien et la manière dont il restitue les propos sans que leur auteur soit identifiable. »
La réponse attendue couvre :
- la formule du taux et les dénominateurs utilisés ;
- la règle de choix des sites visités ;
- la grille d’entretien et les métiers rencontrés ;
- le croisement des résultats RH avec l’activité (production, service rendu, planning) ;
- le traitement des désaccords entre sources.
Livrables
- une note de cadrage et un dictionnaire d’indicateurs ;
- un fichier de calcul éditable ;
- une analyse des tendances et des écarts, avec les dénominateurs ;
- un relevé des limites et des hypothèses non testées ;
- des constats de terrain ;
- des propositions d’actions, chacune reliée à l’observation qui la motive ;
- un support de tableau de bord actualisable par votre équipe.
Phrase modèle : « Chaque recommandation cite l’observation qui la motive et distingue le constat établi de l’hypothèse. »
Réception de la mission
Critères vérifiables à écrire :
- les totaux correspondent aux données validées ;
- les exclusions sont expliquées ;
- les écarts sont présentés avec leurs dénominateurs ;
- chaque action proposée a un responsable ;
- les fichiers remis s’ouvrent et se recalculent.
Phrase modèle : « La réception est prononcée après vérification de ces critères. Les erreurs factuelles sont corrigées par le cabinet ; les divergences d’interprétation sont consignées avec les éléments qui les fondent. »
Conditions : calendrier, avenants, fin de mission
- le calendrier proposé et la préparation interne demandée à l’entreprise ;
- les travaux hors périmètre ;
- la procédure d’avenant et le tarif unitaire des ajouts ;
- la confidentialité, y compris pour les notes intermédiaires ;
- la conservation des fichiers et la fin des accès.
Phrase modèle : « Toute extension de périmètre fait l’objet d’un avenant chiffré avant exécution. » Les chiffrages reçus se comparent avec la grille des postes d’un devis ; les candidats se notent avec la grille de choix d’un cabinet.
Questions fréquentes
Faut-il fixer un taux cible dans la consultation ?
Non, pas comme critère de réception. L’enjeu peut figurer dans l’objet, mais un taux cible isolé ne définit ni méthode ni livrable. Demandez d’abord une mesure fiable et des actions réalisables.
Un export nominatif est-il nécessaire pour obtenir un devis ?
Non. Décrire les fichiers disponibles suffit pour chiffrer : nom, période, fréquence, qualité connue. Les données utiles à la mission sont discutées ensuite, sous forme agrégée, dans un protocole de partage.
Comment comparer les réponses reçues ?
Avec la même grille pour tous les candidats : périmètre, données, terrain, livrables, confidentialité, suivi. Chaque exclusion ou option fait l’objet d’une question écrite et d’une réponse écrite.